En matière de communication financière et extra-financière à l’international, les acteurs du secteur doivent s’adapter en permanence aux évolutions des réglementations. Les nouvelles dispositions du règlement dit Prospectus 3 sont entrées en vigueur le 21 juillet 2019. Depuis cette date, le document d’enregistrement universel (URD pour Universal Registration Document en anglais) a remplacé au niveau européen les traditionnels documents de référence à la française. Les émetteurs doivent se soumettre à de nouvelles exigences. Découvrez quelles sont-elles et dans quelle mesure une agence de traduction spécialisée peut les y aider.

Les caractéristiques du document d’enregistrement universel (URD)

Chaque société cotée sur le marché réglementé de l’Union Européenne a un devoir de transparence. Elles ont l’obligation de produire des rapports financiers à échéances régulières, à savoir un rapport financier semestriel et un rapport financier annuel.

En complément, elles peuvent fournir un document d’enregistrement universel. Depuis 2019, il remplace le document de référence, modèle français dont il est largement inspiré. S’il est facultatif en théorie, dans la pratique, ce document de synthèse sur l’activité des sociétés est monnaie courante.

La nouvelle réglementation en Europe a pour objectif de permettre aux investisseurs d’évaluer facilement et précisément les risques les plus significatifs liés à leur investissement et de prendre des décisions en toute connaissance de cause. Il est donc demandé aux émetteurs de fournir des informations financières et extra-financières plus précises et plus claires en matière de stratégie et de gestion des risques.

Destiné aux actionnaires, aux investisseurs et aux analystes financiers, le contenu de l’URD s’enrichit et évolue pour améliorer la lisibilité des données extra-financières et stratégiques et simplifier la présentation des facteurs de risque.

Le saviez-vous ? Une révision du PRIIPS (Packaged Retail and Insurance-based Investment Products), instauré pour améliorer la protection des investisseurs européens, entrera en vigueur dès janvier 2022. Découvrez dès à présent les changements à venir en la matière.

Les informations minimales requises

Si les informations minimales requises pour l’URD varient d’une entreprise à l’autre selon son domaine d’activité, elles sont identiques à celles exigées pour l’ancien document de référence.

Il peut s’agir de données précisant les personnes responsables, les propriétés immobilières et équipements, la trésorerie et les capitaux, la prévision de bénéfice, les participations, les organes d’administration, de direction générale et de surveillance…

D’autres informations sont à fournir telles que la situation financière et les résultats de l’entreprise : états financiers, historiques des 3 derniers exercices, politique de distribution des dividendes…La Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) peut être incluse dans l’URD. Elle rend compte de la politique RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) de l’émetteur.

Les nouvelles données à indiquer dans l’URD

Des informations plus complètes et présentées de manière plus compréhensibles sont dorénavant demandées dans l’URD en matière de stratégie, de facteurs de risques et de données extra-financières. Elles tiennent compte des recommandations de l’AMF (Autorité des Marchés Financiers) et de l’ESMA (European Securities and Markets Authority – Autorité européenne des marchés financiers).

Par exemple, concernant les facteurs de risque, l’émetteur doit les sélectionner et les présenter selon de nouvelles modalités :

  • Évaluation de l’importance des facteurs de risque en fonction de la probabilité de survenance et de leur impact négatif. Une échelle qualitative peut préciser si le risque est élevé, intermédiaire ou faible.
  • Présentation des facteurs de risque dans un nombre limité de catégories (10 maximum) en fonction de leur nature
  • Classement des facteurs de risque dans chaque catégorie par ordre de gravité. Les plus importants doivent être mentionnés en premier.
  • Description précise de chaque facteur de risque pour expliquer comment il affecte l’émetteur ou les valeurs mobilières proposées à la négociation.

Présentation et publication de l’URD

La présentation du document d’enregistrement universel est définie par la réglementation. L’AMF met à disposition des émetteurs un guide d’élaboration de l’URD. Ce dernier doit comporter entre autres une page de garde, une table des matières suivie des données extra-financières, stratégiques et autres. Les facteurs de risque doivent être clairement identifiables dans une section distincte.

Il peut se présenter sous la forme d’un document spécifique comprenant le rapport financier annuel. Il peut également être établi en complément des rapports financiers réguliers. A noter : l’Union Européenne impose des normes à toutes les sociétés cotées issues des Etats membres. Elles ont l’obligation de produire des rapports financiers conformes aux normes internationales d’information financière (IFRS).

L’AMF effectue une revue de l’URD pendant 2 années consécutives. Pour les années suivantes, elle l’enregistrera sans approbation préalable. L’émetteur pourra alors le publier sans le soumettre à une procédure de revue.

En théorie, la réglementation n’impose pas de délai particulier pour la publication de l’URD. Mais dans la pratique, elle a lieu avant l’Assemblée générale annuelle et durant les 4 mois après la clôture de l’exercice.

Bon à savoir : l’actualisation du document d’enregistrement universel peut être faite à tout moment par voie d’amendement, notamment si ce document n’est pas partie constitutive d’un prospectus déjà approuvé. L’émetteur peut déposer un amendement au document d’enregistrement universel auprès de l’autorité qui a approuvé l’URD ou auprès de laquelle il a été déposé.

ESEF : le nouveau format du document d’enregistrement universel

Concernant son format, les règles vont changer. Auparavant, la mise à disposition du document de référence était en pdf pour permettre au public de le télécharger. Dorénavant, tous les URD (faisant office de rapport financier annuel) clos au 31 décembre 2021 devront être publiés sous ESEF (European Single Electronic Format).

Donc à partir du 1er janvier 2022, tous les Documents d’Enregistrement Universel et les rapports financiers devront adopter ce format électronique unique européen. Les informations en ligne seront disponibles en langage XHTML : elles seront ainsi consultables par des êtres humains.

Mais elles intégreront des balises (format XBRL) pour permettre d’être lisibles par les robots. Elles seront ainsi facilement analysables et comparables.

L’agence de traduction spécialisée : le partenaire indispensable pour traduire l’URD

Le document d’enregistrement universel est une source d’informations essentielles sur la scène internationale. Pour répondre aux besoins des actionnaires et des investisseurs internationaux et garantir l’égalité entre chacun d’eux, l’URD doit être traduit en anglais. Sa traduction est publiée quasiment en même temps que la version originale.

Pour cette mission complexe, il est impératif de faire appel à une agence spécialisée dans la traduction de documents financiers et comptables. Il serait périlleux de confier la traduction de l’URD à un prestataire non initié. En effet, la longueur et la complexité du document nécessite l’intervention d’un expert dans la gestion de ce type de traductions. Une seule erreur pourrait faire perdre à l’entreprise le concours d’un investisseur important pour le développement de l’activité !

Une agence spécialisée est dotée de multiples atouts pour mener à bien ce projet de traduction :

  • Une équipe de traducteurs natifs experts en traduction financière et juridique. Leur expertise linguistique dans le secteur financier et juridique leur permet de garantir une précision et une fiabilité à 100 % des données traduites.
  • Une connaissance pointue des nouvelles réglementations. Grâce à leur veille permanente, les traducteurs en charge du dossier sont au fait des normes en vigueur. L’URD traduit sera ainsi conforme aux exigences des autorités compétentes.
  • Une maîtrise dans la gestion de ce type de dossier volumineux et complexe. Grâce à une organisation éprouvée et des outils facilitateurs (mémoires et glossaires de traduction, Traduction Assistée par Ordinateur TAO…), l’agence de traduction garantit le respect des délais de livraison. La société cotée a ainsi l’assurance de pouvoir publier son URD traduit dans les temps impartis.

Le document d’enregistrement universel (URD) est un outil de communication financière et extra-financière indispensable pour toute entreprise cotée sur un marché réglementé. Les dernières évolutions réglementaires visent à en simplifier la compréhension et l’analyse. L’objectif est simple : permettre aux investisseurs internationaux de mieux appréhender les risques éventuels et de renforcer la transparence des données diffusées. Si les émetteurs ont encore des doutes quant au contenu à fournir, une chose est sûre : la traduction de ce document complexe à fort enjeu doit être confiée à une agence de traduction spécialisée en la matière. C’est un gage de fiabilité sur la scène internationale.

Pour en savoir plus sur les nouvelles réglementations européennes qui concernent les acteurs du secteur financier, découvrez les principales caractéristiques du règlement Disclosure.